Information om behandling af dine personoplysninger: Hegnsyn

Du kan i denne skrivelse læse, hvordan og hvorfor vi behandler dine personoplysninger.

Hvis du er repræsenteret af en administrator, advokat, lejerforening, retshjælp el.lign., skal de sørge for, at du modtager denne skrivelse.

Hegnsynet for Viborg Kommune er dataansvarlig for den behandling af dine personoplysninger, som sker i forbindelse med Hegnsynets behandling af den sag, du er involveret i. Hegnsynet er et uafhængigt nævnt, der i henhold til lovgivningen får sekretariatsbistand fra Viborg Kommune.

Du kan læse mere om nævnet på viborg.dk/hegnsyn, og du kan skrive til nævnets sekretariat på e-mail trafikogveje@viborg.dk.

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte Viborg Kommunes databeskyttelsesrådgiver, der ligeledes er databeskyttelsesrådgiver for nævnet.

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på e-mail dpo_dbr@viborg.dk, telefon 87 87 87 87 eller ved at sende et brev til
Viborg Kommune
att.: Databeskyttelsesrådgiver
Prinsens Alle 5
8800 Viborg.

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller afgørelser, som nævnet træffer.

Sekretariatet behandler personoplysninger om dig (og modparten) for at kunne oplyse og behandle sager om hegn i henhold til hegnsloven.

Vi behandler dine personoplysninger med hjemmel i artikel 6, stk. 1, litra e, samt artikel 9, stk. 2, litra f, i databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning 2016/679 af 27. april 2016), idet behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som Hegnsynet for Viborg Kommune er pålagt.

Vi behandler dit CPR-nummer med hjemmel i § 11, stk. 1, i databeskyttelsesloven (Lov nr. 502 af 23. maj 2018), idet behandlingen er nødvendig for entydigt at kunne identificere dig, herunder at kunne sende dig Offentlig Digital Post.

Kategorier af personoplysninger

Sekretariatet kan behandle følgende kategorier af personoplysninger om dig:

• Almindelige, ikke-følsomme personoplysninger, herunder
  • Navn
  • Adresse
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
• Almindelige, fortrolige personoplysninger, herunder
  • CPR-nummer
• Følsomme personoplysninger, herunder
  • Eksempelvis oplysninger om helbredsforhold

I tilfælde af, at du har fået registreret navne- og adressebeskyttelse, vil oplysninger om dit navn og din adresse blive betragtet som fortrolige personoplysninger, og nævnet vil i henhold til gældende bestemmelser respektere denne beskyttelse i sin behandling af disse personoplysninger.

Dine personoplysninger videregives til modparten eller modpartens repræsentant i forbindelse med orientering og partshøring af modparten. Dine følsomme og fortrolige personoplysninger videregives ikke til modparten eller modpartens repræsentant.

Derudover videregives dine personoplysninger kun i de tilfælde, hvor nævnet er forpligtet hertil, herunder evt. til Rigsarkivet og i tilfælde af aktindsigt i nævnets sager.

De personoplysninger om dig, som sekretariatet behandler, er primært oplysninger, du selv har givet, eller som modparten i sagen har givet til nævnet, herunder efter opfordring fra nævnet.

Sekretariatet indhenter/modtager desuden personoplysninger om dig fra CPR- registreret, og hvis det er nødvendigt for behandling af sagen, indhenter vi relevante oplysninger fra andre private, andre offentlige registre og myndigheder.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe vi har behov for det eller pligt til det.

Det konkrete tidspunkt for sletning afhænger af, hvor længe opbevaring af oplysningerne er nødvendig for opfyldelsen af formålet med indsamlingen.

Når der ikke længere er et formål med opbevaringen, vil dine personoplysninger blive slettet, anonymiseret eller overført til arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen. Du kan læse om reglerne for, hvordan offentlige myndigheder skal opbevare dokumenter i arkivloven.

Viborg Kommune anvender AI-løsninger (kunstig intelligens) til optimering af sine processer og for at effektivisere administrative arbejdsopgaver. Det betyder, at kommunen kan behandle almindelige og følsomme personoplysninger i AI-løsninger.

Generelt benytter Viborg Kommune ikke AI-teknologi til at træffe afgørelser over for borgerne. Hvis vi vælger at anvende AI-teknologi til at træffe afgørelser over for borgere, vil vi give specifik information herom.

Databeskyttelsesreglerne giver dig en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig, herunder har du ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, og du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig rettet.

• Du har ret til at se hvilke oplysninger om dig, vi behandler. Hvis du ønsker det, kan du få en udskrift eller en kopi af oplysningerne (det kaldes også indsigtsret).
• Du kan bede om at få forkerte oplysninger rettet.
• Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger slettet – fx hvis du trækker dit samtykke tilbage.
• Du kan gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger.
• Du kan anmode os om at begrænse behandlingen.
• Du har ret til at modtage personoplysninger om dig selv i et struktureret, almindeligt anvendt læseligt og maskinlæsbart format.

Vi tager databeskyttelse alvorligt og stræber efter at behandle dine oplysninger med omhu og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Vi opfordrer dig til at tage dig tid til at læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger i Viborg Kommune.  

Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, kan du klage til Datatilsynet. Du kan finde oplysninger om, hvordan du klager på datatilsynet.dk.